おはようございます！
読書の大切さをさらに理解した今日。連投で読書メモをアップしたいと思います。
長文ですが、ぜひ読んでみてください。
また誤字脱字多いですがご容赦くださいませ( ..)φメモメモ
■ホウレンソウのコツ
−自信があるようにふるまう
呼び水効果 プライミング効果
報告、連絡、相談をする前に、ネガティブでなく、ポジティブな前ふりをつけること。
実験の結果、「まだ不十分なんですが」よりも
「かなりいいできだと思うんですが」では、先入観によりポジティブのほうが相手の反応が良いことがわかった。
あえて自信満々に振る舞い、相手にポジティブな印象を与えて自分自身の追い風にする。
−流れるような説明をする
同じ話でもスムーズな人とそうでないひとでは、相手からの質問攻めに会う確率がちがう。それは、
殆どが、あなたのたどたどしさにある。
つまりながらの説明は、相手を不安にさせてしまう。話とは違うところで「あら探し」をさせてしまう。
★話すときのコツ
森→木→枝の順番ではなす。
森＝全体
木＝ポイント
枝＝詳細
事前に開始のセリフと説明と説明の間のセリフを決めておく。森と木、木と枝の接続詞を
具体敵にーなのか、しかしーなのかをきめる。
−聞かれたことに答える
例 アポイントとれたのか？
質問者はアポイントとれたか、とれてないのか、を聞きたいからはじめに答える必要がある。
−早め早めにチェックする
悪い話は昨日聞きたかった。良い話は来週聞きたかった。
−エレベーターブリーフィングを実践する
これは、どうしてもスケジュール的に時間のないエグゼクティブに対して、唯一一人になる移動時間の１分の間で、必要な承認を得たり、責任を伴う判断を仰ぐやり方。
−３分間で伝える構成
①主旨を伝える
②選択肢を伝える
③判断ポイントを伝える
④結論を伝える
⑤アクションの確認をする
−言葉をそろえる
上司、クライアントが変わったとき、以前の言葉感をそのまま使用してはならない。
言葉のギャップを埋めるために、相手の言葉感を半分使用するとよい。
相手に合わせた言葉感が重要＝価値観
例 レストランでパンにしますか？ライスにしますか？といわれたとき、ごはんと答えたのにライスですねと言われる戸腹が立つ。スタバも同じ。
−相手と情報レベルをそろえる
担当している案件について、情報量やその鮮度については、相手に同じものを求めてはいけない。
まずは、相手との情報格差を埋めることからはじめること。
もし、相手の情報レベルがわからないときは
「念の為、背景と経緯を説明しますね。」とする。
ただし、理想は頻繁なコミュニケーションから、例の件やあれといった言葉で通じるとスピーディーになる。
−とりあえず、ではなく 「まず」と言ってみる
「まず」というと、自然に「次に」という言葉に繋がる。
日本には「言霊」がある。言葉にすることで行動に影響する。
−優先順位は 対面→電話→メール
対面や電話であればその場で返事がもらえる可能性が高く、次の行動までの速度が早い。
また、本題以外の話をすることもでき、言葉以外によるコミュニケーションを図ることが可能となる。
メールでやりとりしていても、結局意図がわからず、電話になることが多い。なら最初から電話をするほうが時間の無駄にならない。コミュニケーションがとれなければ、仕事の進捗、レベル感を合わせられない。これも時間の無駄となる。
■会議のコツ
−８分の１の法則
生産性の低い理由は会議の長さにあるといえる。
日本の会議をみた外国人は、二言目にはlonglongミーティング、Lost Of ミーティングという。
今までにかかっていた会議の時間、参加人数、開催頻度を半分にすれば、２分の１×２分の１×２分の１のなる。あなたが会議のリーダーになったら習慣化した会議で試してみてください。
−ブレストとエバリューション
会議には、どんどん意見をだすブレストと、それを整理して、済州決済までもっていくエバリューションがある。
相手のアイデアを否定しないことがルール。
これを破るとアイデアがでなくなってしまう。
つまり、会議の目的がブレストなのか、エバリューションなのかはっきりさせておく必要がある。
−シナリオを考え、時間を区切る
議題ごとの時間配布を参加者全員で共有する必要がある。また、議題の順番は、緊急度から決めていく。重要度だと、話しがもりあがり、時間がたらなくなってしまう。
−根回しをする
会議の開始前から会議ははじまっている。
根回しは、ネガティブなイメージを持つが、会議前の準備にはかかせないものである。
根回しの語源
１ 樹木などの移植の1、2年前に、広がった根を根もとを中心に残して切り、細根の発生を促すこと。
２ 交渉や会議などで、事をうまく運ぶために、あらかじめ手を打っておくこと。下工作。「しかるべき部署に根回しする」
植え傷みを少なくする手法の一つです。掘り上げる予定の根の直径および深さにあらかじめ根を切っておき、切り口近くから新しい根を出させておき、移植したときの植え傷みを軽減します。長年植えられていた大きな木の移植に際して行います。
根回しの２つの意義
事前に関係者に話をしておくことで、誤解を回避できる。→当日の反対を回避できる。
会議では発言しにくい、関係者の本音を事前を聞くことで会議の充実を図ることができる。
−席順に配慮する
日本の上座、下座の概念です。
自分が会議の主導権を握りたいなら、ホワイトボードなどの近くに座るべきです。
会議は接待と違い、実働優先です。
相手の目の前の席は「対決位置」
相手の横の席は「交流位置」となる。
対決位置は、相手の反発をくらいやすい。
とくに相手から1.5メートル以内は「懐」と言われ、刀が振り回せない位置にある。
心理的にも親近感や味方の意識が働くやうになる。
−要点を先に言う
★アンチクライマックス法
＝要点を先に言う方法
→結論と要点は違う！
結論は物事の結果
要点は物事のポイント
−ホワイトボードを使用する
優秀なひとは、議論の途中でホワイトボードに書き始める。
ホワイトボードで書くことで、ことばだけが飛び交う「空中戦」を避けられる。
ホワイトボードで論点を整理しつつ、つまりこういうことですか？と認識を揃えることができる。
間違った理解をしているのに、合意したかのような雰囲気で終わってしまうと、再度別日に確認するなどのロスが発生してしまう。
−会議をコントロールする
話し手だけでなく、聞きても相手と会議をコントロールできる。
それは、相槌、うなずくなどのフィードバックすることである。これをすることで相手は自ずとフィードバックする人に向けて話始める。
−会議後のアクションはその場で決める
会議は、開催に意味があるのではなく、その後の行動に意味がある。
会議後の認識がそれぞれバラバラだったり、忘れた頃に対策をねりだしてはまったく意味がない。
議題についての討論が終わり、一段落したら
「それでは、その後のアクションはどうしましょう」
と確認すること。
アクションは日時、誰が、どのように行うかまで細かく決めること。
−議事録は当日にだす
議事録はそのものの出来は問題ではなく、次の行動につなげるために必要である。
いかに、スピーディーに簡潔に議事録を出すかに知恵を絞ろう。
議事録を効果的につくるためのコツ
次の行動に移すことだけを残せば良い。
ドイツの心理学者の忘却曲線
20分後に4割、1時間後に６割、一晩で8割忘れる。
■メールのコツ
−件名を工夫する
現在、メールはタイトルだけで判別できるようになっている。
〇〇について〜は避けたい件名。
件名はかぎられた範囲で具体的なキーワードを記載すると返信速度が早まる。
【要ご対応】【緊急】などつけるのもよし。
【業務外】など優先度が低いように記載すると相手の印象が良くなる。
−箇条書きにする
箇条書きのコツは大きく２点
言葉のレベル感を揃える。
マジカルナンバー7
人間が一度に認識、あるいは記憶できる数が7つまでということ。
それ以上は認識率、記憶率が一気におちるというもの。
−受信者にスクロールさせない
受信者にスクロールさせるメールは診てもらえない典型である。
改善ポイント２点
簡潔に書く、結論を冒頭にもっていく。
無駄な改行はしない
−すぐに返信する
メールの内容はその場で判断できるものが多く、後回しにする必要はない。
届いた瞬間に返信すること。
例外的に感情が高ぶるような内容は、一晩寝かしたほうがよい場合もある。
■文章作成のコツ
−パターンを頭にいれる
良い資料には共通するパターンがある。
より良い資料作成をするには、いろいろな資料パターンをみておく必要があり、それが引き出しとなる。
内容を理解するのではなく、資料に施されたテクニックを確認すること。
−確認事項
なぜ内容が理解されやすいのか？
どのような工夫がされているか？
自分ならどのように改善するのか？
を自分なりに考える。
−KISSを心がける
keep it short & Simple
短く、単純にまとめるように心がけるという
メッセージです。
ビジネス文書はたくさんの情報を詰め込むよりも、単純にしたほうがわかりやすいという傾向がある。
パワーポイントも
ワンスライド、ワンメッセージが鉄則
−全体のスライドを作成する
シナリオの構成は、ピラミッド構造になる。
メインで伝えたいメッセージがあり、それを細かく、さらに細かく、これをパートごとに分ける。
パワーポイントの機能で「アウトライン表示」がピラミッド構造の機能になる。
全体像を把握した上で資料作成をすると
時間がかかりそうなパートを先に着手できる
構造化されていれば、複数メンバで着手できる
−一貫して同じ言葉、表現をつかう
使用する言葉に一貫性がないと、読み手を混乱させてしまい、整ってないことで、素人の印象を与えかねない。
−英数字は半角を使用する
英数字を半角で統一するだけで、文書が引き締まる
なぜ半角で統一するのか？
グローバル水準では半角はありえない。海外のプリンタでは、全角が文字化けする
全角英数は見た目がスマートではない
基準を統一する
−中央揃え、フォント合わせだけでも行う
シンメトリー効果のある資料は同じ内容でも、美しく、見やすい。
左右対称に気を配る。
−空白と文字の配分は3対7にする
パワーポイントの資料作成で、めいっぱいにしようするととても見づらい。
文字や図の大きさにかからず、空白のスペースは3割程度必要である。
−読み手の目の動きを意識する
日本人のほとんどが、上から下へ、右からひだりへ視線を動かすことから、そのように作る方が効果的である。
−四角を使い分ける
丸角＝漠然とした内容や未確定事項の場合
四角＝確定事項や、明確な事柄
−色を使うときのテクニック
★寒色と暖色を使い分ける
赤やオレンジは見た人がアグレッシブにかわる。
活発な意見をしたいときにつかう。
その中でどうしても強調したいところは、反対の色を使用する。
−紙資料は保管しない
紙資料は、会議終了後、15分以内に削除すること。
必要なものだけPDFファイルにする。
■コミュニケーションのコツ
−名前を覚える
名前を伝えながらの挨拶は親近感がアップする。
オフィスですれ違うということは、近々一緒に仕事をするシグナルかもしれない。
−相手のプロフィールに興味をもつ
出身地や趣味を聞いて、覚えておくことはコミュニケーションのきっかけにもなる。
こうした相手の誕生日やプロフィールは頭の引き出しにしまっておくこと。そしてその日が近づけば、メールを送るのも良い。
−たまに飲みにいく
仕事を通じたコミュニケーションだけでなく、プライベートに近いかたちで交流を図ると、仕事もうまくいく。日頃からカジュアルなコミュニケーションをとっておくと、いざ仕事をするときにうまくいく。
なにかの案件があったときに、知らない人よりも知っているひとにお願いしたくなるのが人間である。
−オフィスでは真ん中を歩く
コミュニケーションが多ければ多いほど、物事が進んだり、新しい発想が生まれる。
−話を被せない2つの理由
早とちりを防ぐ
相手の感情を害さない
相手の感情を害さないで話の腰を折る方法
オウム返し、言い換えをする
話の内容を確認する
まとめる
−ポジティブワードをつかう
日頃、何気なくつかっている言葉は、自分の行動を制限したり、相手に悪い印象を与えかねない。
例
すみません→ありがとうございます。
お疲れ様→ご活躍ですね。
−必要以上に摩擦を恐れない
電通 鬼十規則
・摩擦を怖れるな、摩擦は進歩の母、積極の肥料だ、でないと君は卑屈未練になる。・周囲を引きずり回せ、引きずるのと引きずられるのとでは、永い間に天地のひらき ができる。
目の前の和にこだわるあまり、摩擦を恐れて安易な妥協で物事がうまくいかないことも現実にある。
本気同士でぶつかり合えば、議論は前にすすみ、高いレベルの和をつくり出せる。
■時間のコツ
−優先順位を決める
迷うことは時間の無駄である。あらかじめ時間を決めておけば無駄なものは省くことができる。迷ったり後悔する時間がない分、仕事の効率があがる。
−すぐやる
メールや電話のなどで問い合わせがあったら、とにかくすぐやること。後で対応することは、大きな落とし穴である。
会議後の議事録やメモの即席は、直後だから許される。「即席メモですがご確認ください」
後日になれば、より完璧で美しいものを求められる。
圧倒的なスピードで対応することは、
人に感動をもたらす。
−1つの行動に2つ以上の目的を持たせる
・他のフロアの誰かを訪ねるとき、近くに座っている別の同僚への用件も同時にすませる
・乗り換えや電車待ちなど移動の時間で、ホウレンソウをしてしまう
・通勤時間は、英語のヒアリングや資格取得等、自分の能力開発に使う
■チームワークのコツ
−人には動いていただくもの
チームで仕事をする意義は、一人ではできないものをメンバーで分担し、より大きな目標を達成すること。
ただ、人間は感情の生き物で機械とは違うことから、パフォーマンスがモチベーションに左右される。
したがってメンバーは、他のメンバーのモチベーションに配慮する必要がある。
一番やってはいけないのが、「命令口調」
命令→服従→反抗となる。
プロフェッショナルは、依頼や期待に対して、最高のパフォーマンスで応えるもの。
−相手が大切にしてるものを知る
自分の価値観だけで、常識を決め、相手を形にはめることはしてはいけない。
それぞれが気持ちよく、自身の特性を活かし、それぞれの型でチームに貢献しているときが、最高のパフォーマンスを発揮する。
日頃チームメンバーと接する中で、相手が何を重視して仕事をしているかを観察するようにしてください。職場での何気ない行動や、食事のときの会話にそれは隠されているかもしれません。
■情報は整理してから伝える
資料化してください、会議資料を作ってください
、あとは自分で考えてください、
と言われたときは必ず「背景、期限、目的」を聞くようにする。
これがわかると、相手が求めている期待値がわかる。
チームワークか個人と違う点は、
メンバー感の情報共有や意思疎通が必要となる点。
仕事を依頼する側は、持っている情報はすべて伝えるべきでしょう。少なくとも、経緯や目的、期限や意義などはわかりやすく言葉を尽くして伝えるべきです。
−任せきる勇気をもつ
組織が停滞する理由は、管理が細かすぎてチームがうまく回らないこと。なんでもすべて口を出してしまうとメンバーは成長しません。
これは優秀なメンバーがリーダーになりたての頃に起こりやすい。
−感謝のフィードバック
褒めるとき、感謝を述べるときは具体的にのべること。言われた側は、どういう行動が良かったのか具体的にわかるため、その後の行動に具体的に反映できる。
−自分のためにひとを育てる
ピータードラッカー
人に教えることが最大よ学びである
人に教えることは、普段何気なくをしていることや、当たり前だと思っていることを言語化できないといけない。
人に教えるには、論理的に分析し、わかりやすく組み立てるプロセスが必要となる。
このプロセスで自身も理解が進み、ときには欠けている部分を見つけ、行動を見直すことができる。
−あいつ使えないは敗北宣言である
リーダーとして、あいつ使えない宣言は、敗北宣言である。
これは、言い換えれば私にはあの人を使える能力がない、ということになる。
−愚痴と意見を使い分ける
愚痴＝言っても仕方ないことを言って嘆く
意見＝ある問題に対して、主張、考え、思うこと
愚痴は次につながらない、が
意見は次につながる
しかし、愚痴こそメンバーの本音であり、
貴重な意見となる。
−多重人格になる
八方美人になることではなく、相手に合わせて自分の性格の一部を切り取りそれを全面に出すということ。
広く浅く多重な性格を引き出しとしてもっておくとよい。
こうすることで、相手とコミュニケーションが円滑にいく。
→自分の表面上の性格を変えることも重要なビジネススキルのひとつである。
−苦手なひとがいてもいい
メンバー同士で意見が合わない人もいる一方で、無理に解決させる必要はない。
時には、その環境から逃げても良い
−リーダーを見極める
世の中では親と上司は選べないといいますが、上司には見極めが必要。
キャリアとは人生の一部です。自分の人生をこの上司と一緒に過ごしていいものか考える必要がある。
とるに足る人物であるかどうか。
上司を見極める2つの軸
能力があるか、やる気があるか
この2つが揃っていればついてくべき人物である。
◎能力はあるがやる気のないケース
なんらかのきっかけでやる気をなくしてしまったと考えられる。客観的な助言など、知恵袋として活用すること。
◎能力が低くやる気がない
このTypeの上司といても、なにも得るものはない。
◎能力がなくてにやる気がある
これが最も危険！
やたらと口を出してあなたの足を引っ張る。チームの悪影響が甚大なため、早急に退場してもらうこと。
時間の無駄である。
−失敗はリーダーの責任と考える
メンバーは常に最高のパフォーマンスができるようにコンディションを高めていく義務がある。
他メンバーとのコミュニケーションや、自分のアピールをすことも義務と考える。
こうした努力をした上で、メンバーに選ばれ一旦仕事を任されたなら、遠慮なく思い切り仕事に打ち込むこと。
あなたが義務をはたしたなら、最終責任は上司である。
■目標達成のコツ
−自ら限界をつくらない
知識や能力を身に着けても、成果が上がらない場合は、マインドセットをする必要がある。
これは、精神論ではない、「考え方」を工夫するだけで大きな成果が生まれる。
なにかをしたい！と思ったときにくる、他者からの意見やアドバイスは気にしてはいけない。
なぜなら、嫉妬と上から目線がほとんどだから。
また、そんなの無理だとう人は、自分が無理だったから言っているだけ。やったことがない人の助言は気にする必要はない。
自らそんなの無理だとダメ出しさえ、しなければ
目標は簡単に決まる。
目標が決まれば、それをするための計画と努力が始まる。失敗と成功、工夫と経験を繰り返しながら目標へと近づけることができる。
−ルールを疑う
新しい目標ができて進みだしても、できない理由が次々と出てくることがある。
組織のルール二よって。
そこで次のように確認することで防ぐことができる。
★そのルールは本当にルールなのか調べる
★ルールに例外がないか確認する
★ルール上の最短ルートを模索する
−今からでもはじめる
なにかを始めるときに遅すぎることはない
20代で〜30代で〜を始めたら遅いなどと言われることは、世の中がつくった基準であり、あなたの基準ではない。目標達成は時期ではなく、達成することに意味がある。
−他人と比べない
キャリアは人生の一部を切り出したにすぎない。
10年前の成功体験は今やなんの意味もなさない。
時代流れがはやく、以前の基準は置いてきぼりなっている。
人生の成功かどうかという客観的な基準は存在しない。
あえていうなら、楽しいかどうか、本人が幸せかどあか基準と言える。
継続は力なり、力が必要なものは継続しない。
−課題と懸念事項は分けて考える
問題解決するときに使う良い方法
課題に対して＝分析して、解決に全力を尽くす
懸念に対して＝起こりうる事項であり、分析した結果、①放置②逃げる③転嫁④減らす で対処
可能性が薄い場合は①放置か②逃げる
最も多いのが起きる可能性、起きた場合のリスク減らすこと。
−ピンチのときこそ基本に立ち返る
トップリーダーや成功者に話を聞くと、驚くほど基本に忠実であることが、わかる。
達成したい目標が難しければ、難しいほど基本に立ち返ること。
−最後はやれることしかできないと考える
目標は達成できたか、できなかったかの2つしかない。
人間はやれることしかできない。
健康に気を配れる人ほど仕事に責任を持ち、目標達成を軽々行う。
以上です。
いかがでしたか？メモする私も大変なんですが、読み返すためにやっています！
これは自分のためです。
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